Déclaration de conformité au GDPR

Introduction

En tant qu'organisation, nous souhaitons répondre aux exigences du règlement général sur la protection des données (RGPD). Nous pensons également qu'il est important de vous donner, en tant que client (ou client potentiel), des informations sur :

• les données personnelles que nous traitons à votre sujet ;
• la façon dont nous le faisons ;
• la fourniture de données à des tiers ;
• la durée de conservation de vos données ; et
• comment nous protégeons ces données.

En outre, nous souhaitons vous informer de vos droits par le biais de la présente déclaration de conformité. Enfin, nous voulons vous indiquer à qui vous pouvez vous adresser pour toute question, demande ou plainte.

Données personnelles est toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Pour vous, cela signifie que cette information se réfère directement à vous ou que cette information peut être retracée jusqu'à vous.Veuillez noter que les informations professionnelles telles que l'adresse de l'entreprise ou l'adresse électronique générale ne sont pas couvertes par le GDPR, mais nous conserverons et traiterons ces informations dans nos systèmes sécurisés, comme nous le faisons pour les données personnelles.

Les traitement des données à caractère personnel concerne toutes les actions que nous pouvons effectuer avec vos données personnelles, depuis la collecte des données, en passant par l'enregistrement, le stockage, la modification des données jusqu'à leur destruction.

Motifs pour lesquels nous sommes autorisés à traiter vos données conformément à la loi

La loi est claire sur six points précis :

1. Consentement :Lorsque vous nous avez clairement donné votre accord pour l'utilisation de vos données.  Remarque :  Le fait de fournir vos données personnelles, telles que votre nom et votre adresse électronique personnelle, à l'entreprise ou à l'un de ses employés implique que vous consentez à ce que ces informations soient utilisées par l'entreprise et qu'elles soient soumises à la présente politique.
2. Contrat :le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat que vous avez conclu avec la personne concernée, ou parce qu'elle vous a demandé de prendre des mesures spécifiques avant de conclure un contrat.  Remarque :  Ce point comprend les informations fournies pour nous permettre de mener à bien nos transactions commerciales avec vous.
3. Obligation légale :le traitement est nécessaire pour vous conformer à la loi (à l'exclusion des obligations contractuelles).
4. Intérêts vitaux :le traitement est nécessaire pour protéger la vie d'une personne.
5. Tâche publique :le traitement est nécessaire à l'exécution d'une tâche d'intérêt public ou à l'exercice de vos fonctions officielles, et la tâche ou la fonction repose sur une base juridique claire.
6. Intérêts légitimes :le traitement est nécessaire à vos intérêts légitimes ou à ceux d'un tiers, à moins qu'il n'existe une bonne raison de protéger les données à caractère personnel de la personne concernée qui l'emporte sur ces intérêts légitimes. Remarque :  Cela couvre également l'utilisation des données pour effectuer des transactions commerciales avec nous.

Obligation de fournir des données

Afin de traiter avec vous pour la fourniture de biens, nous aurons besoin d'informations telles que le nom, l'adresse et les coordonnées, mais ces informations peuvent être celles d'une entreprise plutôt que celles d'un individu.Il n'y a aucune obligation de fournir des données personnelles sur une personne si vous préférez ne pas le faire.

Lorsque nous fournissons une formation à des personnes, des données à caractère personnel seront nécessaires pour identifier ces personnes afin de certifier ou de confirmer leur participation.Les détails spécifiques des données collectées et de leur utilisation seront précisés aux individus et leur consentement spécifique sera requis au moment de la formation, mais la formation ne pourra pas être achevée sans la fourniture de ces données.

Les données que nous traitons à votre sujet

Les données fournies par vous et traitées par l'entreprise peuvent comprendre les éléments suivants :

• votre nom, vos prénoms, vos initiales et votre titre éventuel ;
• votre adresse postale ;
• les coordonnées, y compris les adresses électroniques, les numéros de téléphone ou les données permettant d'utiliser d'autres méthodes de communication ;
• votre numéro de compte bancaire ;
• d'autres données nécessaires à la mise en œuvre ou à l'application d'une loi.

Le traitement des données susmentionnées est effectué uniquement pour une ou plusieurs des raisons suivantes objectifs:

• Pour mener à bien nos activités habituelles de fourniture de biens - prise de commandes, réception de l'argent et livraison des biens, ainsi que les activités associées telles que le retour des crédits ;
• Produire des preuves de la réussite de la formation que nous avons organisée en votre nom ;
• à des fins de marketing, pour vous tenir informé des activités, des nouvelles, des produits, des offres, des événements et des activités connexes de l'entreprise. Vous pouvez à tout moment vous opposer expressément à la réception de ces informations.Le fait de refuser de recevoir des informations commerciales n'implique pas le retrait du consentement pour des activités commerciales telles que celles décrites dans les points ci-dessus et pour lesquelles il est nécessaire de conserver les données afin de poursuivre les transactions commerciales.Dans ce cas, nous continuerons à conserver vos informations à des fins de transactions commerciales.

 Transfert de vos données personnelles

En principe, nous n'utilisons vos données personnelles que pour nous-mêmes (nos propres activités commerciales) et nous n'utilisons ces informations qu'aux fins pour lesquelles nous les avons obtenues. Dans certains cas, il peut être nécessaire de transmettre vos données à d'autres, par exemple à une partie qui traite les données en notre nom.

Nous concluons des accords de traitement (si nécessaire) avec les parties qui traitent des données à caractère personnel en notre nom (les "sous-traitants"). Ainsi, lorsque nous leur fournissons des données, il est, entre autres, bien établi qu'ils protègent également ces données de manière appropriée et qu'ils doivent nous informer en cas de (présomption de) violation de données.

Le stockage de vos données personnelles

Lors de l'enregistrement de données à caractère personnel, notre principe de base est de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles nous les avons traitées. Dans la mesure du possible, nous respectons les délais de conservation légaux. Nous pouvons conserver les données plus longtemps si nous y avons un intérêt légitime (par exemple, lorsqu'une procédure judiciaire est en cours ou a été annoncée et que nous devons être en mesure de nous défendre).

Nous prévoyons donc de conserver les données à caractère personnel qui ont été conservées pour des périodes transactionnelles pendant une durée maximale de 8 ans après la dernière transaction concernée (c'est-à-dire de les conserver pendant 7 ans comme l'exige la loi britannique et pendant une année supplémentaire pour permettre un délai d'élimination).

Les données relatives aux cours de formation sont conservées jusqu'à un an après la validité du certificat de formation délivré.

Sécurisation de vos données personnelles    

Nous appliquerons des mesures de sécurité, des logiciels et des processus appropriés pour protéger vos données contre les violations de la sécurité des données et nous vous informerons si nous pensons qu'une violation potentielle s'est produite.

Nous avons donc mis en place un niveau de protection approprié. Nous le mettons également à jour périodiquement lorsque cela s'avère nécessaire.

Vos droits

En vertu du GDPR, vous avez le droit de nous demander, en ce qui concerne vos données personnelles, ce qui suit :

• l'accès à vos données ;
• une copie de vos données ;
• des informations sur le traitement de vos données ;
• la correction des données qui sont en fait incorrectes ;
• compléter les informations incomplètes lorsque cela est nécessaire pour la finalité du traitement des données ;
• la suppression de vos données (NoteNous ne sommes pas tenus de respecter cette disposition si nous avons un intérêt légitime à conserver (plus longtemps) vos données, lorsque cela est nécessaire dans le cadre de l'exécution de vos données ou pour respecter une obligation légale ou sur la base d'un autre motif prévu par la loi.) Si vous souhaitez continuer à traiter avec l'entreprise, il se peut que d'autres données doivent être fournies avant que la suppression puisse être effectuée ;
• limitation des données que nous traitons pour vous (Note:nous nous efforçons de collecter le moins de données possible (minimisation des données) ;)
• l'opposition à l'utilisation de vos données ;
• le retrait de l'autorisation de tout ou partie de l'utilisation de vos données ;
• la fourniture de vos données dans un format standard ou particulier et, si cela est techniquement possible, le transfert de ces données à une autre partie de cette manière ;

Pour déposer une plainte concernant vos données ou l'utilisation que nous en faisons, veuillez adresser une première plainte à

Sarah Andrews : sarah.andrews@s1e.co.uk ou Veronica Brophy : veronica.brophy@s1e.co.uk

Vous pouvez également déposer une plainte officielle directement auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO).Les coordonnées actuelles et les points de procédure peuvent être consultés à l'adresse suivante :www.ico.org.uk

Personne(s) de contact

Pour toute question, demande ou plainte concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter :Sarah Andrews : sarah.andrews@s1e.co.uk ou Veronica Brophy : veronica.brophy@s1e.co.uk